Kleinunternehmer sind es gewohnt, viele Aufgaben selbst zu erledigen. Die Gehaltsabrechnung stellt jedoch für viele Frankfurter Kleinbetriebe jeden Monat aufs Neue eine besondere Herausforderung dar. Deshalb lautet eine der grundsätzlichen Überlegungen oftmals, ob es besser ist, die Gehaltsabrechnung an Spezialisten auszulagern oder lieber mithilfe von professioneller Software selbst zu erledigen. In diesem Artikel werden die verschiedenen Möglichkeiten zur Gehaltsabrechnung vorgestellt, ihre jeweiligen Vorzüge und Nachteile beleuchtet und die Anforderungen an moderne Lohnprogramme erläutert. Zudem gibt es eine praktische Checkliste für die monatliche Gehaltsabrechnung.

Lohnabrechnung auslagern: Ein Blick auf die Experten

Die Auslagerung der Lohnabrechnung kann Frankfurter Kleinbetrieben zahlreiche Vorteile bringen. Einer der wichtigsten Pluspunkte dieser Strategie ist mit Sicherheit die Zeitersparnis, denn wenn die Lohnabrechnung in die Hände von Experten gelegt wird, bleibt schließlich mehr Zeit für die Kernaufgaben des Betriebs.

Ein Beispiel: Nehmen wir an, ein Fliesenleger hat einen großen Auftrag für die Renovierung eines historischen Gebäudes in Frankfurt. Dieser Auftrag erfordert präzise Arbeit und volle Aufmerksamkeit. Durch das Outsourcing der Lohnabrechnung kann der Fliesenleger sicherstellen, dass er und sein Team ihre volle Expertise in das Projekt einbringen können, ohne sich ständig mit bürokratischen Aufgaben aufhalten zu müssen.

Die Auslagerung hat allerdings auch Nachteile und dazu zählen insbesondere die Kosten. Frankfurter Kleinbetriebe zahlen im Durchschnitt zwischen 150 und 300 Euro monatlich für professionelle Lohnabrechnungsdienste. Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten kann diese Ausgabe eine hohe Belastung darstellen. Die Betriebe sollten daher sorgfältig abwägen, ob die eingesparte Zeit die zusätzlichen Kosten tatsächlich rechtfertigt.

Gehaltsabrechnung mit professioneller Software selbst erledigen

Die Eigenverwaltung der Gehaltsabrechnung mit der Hilfe von guter Software ist eine kostengünstige Alternative zur Beauftragung von externen Spezialisten. Eine professionelle Lohnabrechnungssoftware für Kleinunternehmen ist bereits für monatlich unter zehn Euro erhältlich. Viele dieser Programme sind so konzipiert, dass sie auch von Laien ohne tiefgehende Fachkenntnisse in der Personalverrechnung intuitiv bedient werden können. Zudem werden sie laufend aktualisiert, sodass gesetzliche Änderungen automatisch berücksichtigt werden.

Der große Vorteil dieser Lösung ist die Kosteneffizienz, denn im Vergleich zu den durchschnittlich 150 bis 300 Euro monatlich für externe Dienstleistungen sind die Softwarekosten wesentlich geringer. Über das ganze Geschäftsjahr betrachtet liegt das Potenzial für die Einsparung bei mehr als 3.000 Euro.

Der entscheidende Faktor ist die Wahl der richtigen Software, denn nicht jede App am Markt erfüllt die spezifischen Anforderungen jedes Kleinunternehmens. Daher ist es wichtig, sich Zeit für die Suche zu nehmen und die verschiedenen Optionen gründlich zu prüfen. Im nächsten Abschnitt beschäftigen wir uns deshalb mit den wichtigsten Anforderungen an ein modernes Lohnprogramm für Kleinunternehmer.

Die wichtigsten Anforderungen an ein modernes Lohnprogramm

Ein professionelles Lohnprogramm muss zum einen den speziellen Anforderungen von Kleinbetrieben gerecht werden und zum anderen eine einfache Verwaltung ermöglichen. Die wichtigsten Merkmale, die die Software auf alle Fälle bieten sollte, werden im Folgenden zusammengefasst:

• Das Programm sollte in der Lage sein, verschiedene Beschäftigungsverhältnisse wie Minijobs, Teilzeit-Tätigkeiten, Geringverdiener und Mehrfachbeschäftigte abzurechnen.
• Die Software muss stets alle aktuellen gesetzlichen Vorgaben berücksichtigen, um die Abrechnung für Lohn und Gehalt der Mitarbeiter korrekt zu erstellen.
• Sie sollte eine übersichtliche Verwaltung der Personalstammdaten sowie der verschiedenen Lohnarten und Krankenkassen der Angestellten ermöglichen.
• Das Programm sollte die Möglichkeit bieten, Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen direkt an die entsprechenden Träger zu übermitteln und neue Mitarbeiter gleich online anzumelden.
• Die Lohn- und Personaldaten sollten per Mausklick in der Lohnsteueranmeldung und -bescheinigung ans Finanzamt gesendet werden können.
• Wichtig ist auch eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es Anwendern ohne tiefgehende Fachkenntnisse ermöglicht, die Software effektiv zu nutzen. Integrierte Assistenten sollten den Nutzer dabei durch die gesamte Lohnabrechnung führen und sicherstellen, dass die Abwicklung stets korrekt erfolgt.
• Mit einem integrierten Online-Banking-Modul können die Löhne und Gehälter einfach überwiesen werden.
• Eine Cloud-basierte Lösung ermöglicht den mobilen Zugriff von jedem Endgerät aus, ohne dass dafür jedes Mal eine Installation erforderlich ist. So kann die Lohnbuchhaltung auch unterwegs oder im Home-Office erledigt werden.

Checkliste für die monatliche Gehaltsabrechnung

Um als Kleinunternehmer jedes Mal eine korrekte und pünktliche Auszahlung an die Mitarbeiter zu gewährleisten, ist eine strukturierte Vorgehensweise eine wichtige Voraussetzung. Am einfachsten funktioniert die Abrechnung für Lohn und Gehalt mit einer entsprechenden Checkliste:

• Vorbereitung und Datensammlung: Sammeln Sie alle relevanten Informationen, wie Personalstammdaten, Vertragsänderungen und steuerliche Daten der Mitarbeiter. Überprüfen Sie, ob alle Daten vollständig und aktuell sind.
• Erfassung von Arbeitszeiten und Überstunden: Stellen Sie sicher, dass alle geleisteten Arbeitsstunden, Überstunden und Abwesenheiten korrekt erfasst und dokumentiert sind.
• Erstellung und Überprüfung der Gehaltsabrechnungen: Erstellen Sie die Gehaltsabrechnungen und überprüfen Sie diese sorgfältig auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Achten Sie besonders auf die korrekte Berechnung der Abzüge und Zuschläge.
• Fristen und rechtliche Vorgaben einhalten: Beachten Sie alle gesetzlichen Fristen und Vorgaben. Stellen Sie sicher, dass die notwendigen Meldungen rechtzeitig an die Behörden übermittelt werden.
• Archivierung und Dokumentation: Archivieren Sie alle erstellten Gehaltsabrechnungen und zugehörigen Dokumente ordentlich und sicher.